Я всегда ищу способы, как повысить свою продуктивность. Если вы пытались найти новые способы сделать больше за день, я уверен, что вы тоже слышали об этом. Это одна простая привычка, которая может сделать ваши дни суперпродуктивными, так называемая блокировка времени (time blocking).
Узнав об этой технике, я подумал, что попробую это на время и посмотрю, как все пойдет. И, надо сказать, пока мне это нравится! Это действительно повлияло на то, сколько я могу сделать за день.
Основная идея блокировки времени заключается в том, чтобы назначить ограниченное количество часов определенному занятию в вашем списке дел. Это означает, что вы выделяете определенные временные рамки в своем расписании для одной задачи (и только для одной задачи). Вы решаете, что нужно сделать, и определяете, в какой момент дня вы будете работать над каждой из ваших задач. Все просто, правда?
Каковы основные преимущества таймблокинга?
Прежде чем мы углубимся в подробности того, как блокировка времени может вам помочь, позвольте мне начать с двух ее основных преимуществ. Это, конечно, мое личное мнение, но для меня эти два момента меняют правила игры:
1. Блокировка времени способствует более глубокой работе.
Когда вы посвящаете определенный временной интервал в день одной конкретной задаче, вы позволяете себе сосредоточиться на чем-то одном. Это означает, что вы действительно можете правильно настроиться на поставленную задачу.
Например, если я планирую блок времени для написания сообщения в блоге, это все, что я буду делать в этот выделенный период времени. Ни проверки электронной почты, ни текстовых сообщений, ни походов к кофеварке. Мой разум полностью занят письмом, и я не могу не подчеркнуть, насколько велика разница.
Когда вы берете на себя обязательство заниматься только одним проектом за раз, это освобождает ваш разум. Вам не нужно думать об отчете, который ваш начальник просил отправить или ответить на только что пришедшее электронное письмо. Вы знаете, какова ваша цель, и до тех пор, пока этот временной блок не закончится, это ваша единственная цель.
2. Блокировка времени помогает вам перейти от занятости к продуктивности.
Прежде всего, давайте проясним это. Занятость — не то же самое, что продуктивность. За короткие годы работы в корпоративном мире я встретил бесчисленное количество людей, которые всегда были заняты. Но в то же время им так и не удалось что-либо сделать.
Хотим мы признать это или нет, но слишком легко оставаться занятыми, фактически не выполняя какой-либо значимой работы. Всегда есть электронное письмо, на которое нужно ответить, или позвонить. Или отправьте этот отчет коллеге, который умеете делать только вы. И эта ловушка столь же реальна для фрилансеров, как мы, работающих самостоятельно. Просто всегда есть какая-то небольшая задача, ожидающая вашего внимания.
Конечно, все эти мелочи тоже нужно делать. Но если вы проводите дни, перепрыгивая от одной мини-задачи к другой, когда вы собираетесь выполнить хоть какую-то реальную работу?
Вот где временная блокировка может очень помочь. Когда я планирую свой график, я всегда ставлю на первое место самые важные задачи. Таким образом, у меня есть выделенный (самый продуктивный) блок времени для действительно важной работы. И что бы ни случилось в течение дня, я знаю, что сделаю свою работу. Таким образом, в конце дня я чувствую себя гордым и успешным. Потому что я знаю, что был продуктивным, а не просто занятым.
Время для меня заблокировано?
Когда я впервые столкнулся с блокировкой времени, это меня немного напугало. И вы также можете подумать, что все это планирование слишком жесткое для вас. Я понимаю. Я чувствовал то же самое.
Это правда, что некоторые временные блокаторы любят планировать свои дни целиком. Это включает в себя определение временного блока для утренней подготовки, похода в супермаркет, проведения времени с детьми и т. д. Для них это работает, и это здорово.
Я, с другой стороны, предпочитаю, чтобы мое свободное время было немного более расслабленным. Поэтому я использую блокировку только в «рабочее время». До сих пор это работало для меня.
Я пытаюсь сказать, что есть много способов блокировать время. Вы можете перенять основную идею и изменить ее так, чтобы она соответствовала вашим потребностям.
Как бы вы ни решили его реализовать, я считаю, что блокировка времени может помочь вам победить некоторых настоящих убийц производительности. Но если вам все еще интересно, подходит ли вам блокировка времени, читайте дальше …
Да, временная блокировка для вас, если:
1. Вы легко отвлекаетесь.
Вы постоянно проверяете электронную почту или телефон? Вы не поверите, но средний американец проверяет свой телефон 52 раза в день. Это более 3 раз в час во время бодрствования. И все мы знаем, как быстро ваш разум отвлекается после просмотра этого уведомления в Facebook.
С блокировкой времени вы позволяете себе сосредоточиться только на одном деле. Это означает, что вы перекрываете все отвлекающие факторы. Выключите телефон, отключите оповещения по электронной почте и приступайте к работе. Поверьте, вы не только сделаете больше, но и сделать это будет легче. Потому что вы не будете просить свой мозг переключаться с одного фокуса на другой.
А эти отвлекающие факторы? Вы доберетесь до них позже. Запланируйте временной блок, чтобы проверить свой телефон, например, во время обеденного перерыва.
2. Вам трудно осознать срочность.
Если вы чувствуете, что должны отвечать на каждое электронное письмо, как только оно приходит, практически невозможно выполнить какую-либо реальную работу. Тот факт, что кто-то отправил вам электронное письмо с пометкой «Срочно», не означает, что вам нужно отказаться от всего, что вы делаете, чтобы ответить на него. Вероятно, это срочно для того, кто его отправляет, это не значит, что это срочно для вас.
Временная блокировка по-прежнему позволяет вам решать действительно срочные дела, если они возникнут. Но вы должны принять сознательное решение перейти от того, что вы делали, к работе со срочностью.
3. Вы все еще учитесь говорить нет
Научиться говорить « нет» — это одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать, чтобы стать более продуктивным. Вы просто не можете делать все, что от вас хотят.
Когда вы блокируете время, говорить «нет» становится легче. Допустим, кто-то что-то хочет от вас в ближайшие несколько часов. Вы проверяете свое расписание и видите, что у вас уже заблокирован целый день. Вы можете легко передать это. Допустим, я забронирован до конца дня, но я смогу добраться до него в четверг в 10 утра. Люди гораздо легче принимают отказ, если им кажется, что он основан на хороших аргументах.
4. Вы чувствуете, что никогда не успеваете сделать в полном объеме.
Если вы чем-то похожи на меня, иногда вы можете очень серьезно относиться к себе и чувствовать, что делаете недостаточно. Даже если на самом деле вы действительно продуктивны.
Когда вы управляете своим временем с блокировкой времени, это помогает вам реалистично оценивать, сколько вы можете сделать за день. В конце дня вы точно видите, сколько времени у вас было и сколько задач вы выполнили. Если вы все это увидите в своем расписании, это даст вам прекрасный обзор вашей работы и чувство выполненного долга.
5. Вы склонны планировать больше, чем реально можете выполнить.
Тайм-менеджмент немного похож на планирование вашего бюджета. Вы знаете, сколько у вас денег и на что вы хотите их потратить. Потратьте все это на ночь вне дома, и у вас не останется ничего на продукты.
Когда дело доходит до денег, мы склонны понимать, что у нас их не так много. Но со временем мы часто забываем, что это тоже ограниченный ресурс. Мы планируем сделать так много вещей только для того, чтобы разочароваться в конце дня, когда половина работы еще не сделана.
Вот где действительно может помочь временная блокировка. Когда вы записываете все свои задачи на лист бумаги (или в электронный календарь), вы точно видите, сколько у вас времени. У вас гораздо меньше шансов взяться за новый проект, когда вы увидите, что на самом деле вы не можете его выполнить.
6. Вы склонны откладывать дела на потом.
Самый сложный шаг при попытке победить прокрастинацию — это начать.
Когда вы планируете свой день с временными блоками, сделать этот первый шаг будет намного проще. Потому что вы видите, что вам нужно выполнить эту задачу (которую вы откладывали) только на один час. А кто не может этого сделать? Блокировка времени дает вам толчок в правильном направлении.
Это несколько примеров того, как временная блокировка может помочь вам повысить продуктивность. Я уверен, что люди, которые этим занимаются, получат от этого и другие преимущества. И если вы сами блокируете время, мы хотели бы услышать ваше мнение о преимуществах в комментариях ниже.
С другой стороны, если вы все еще изучаете это, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как именно это сделать. Что ж, это не так уж и сложно. Давайте посмотрим на основы того, как блокировать время.
Как начать работу с блокировкой времени?
Очевидно, вам понадобится какое-то расписание. Это может быть распечатка, ежедневник или электронный календарь. Мне нравится использовать Календарь Google, потому что он позволяет мне вносить изменения и корректировки, если они необходимы. Как только вы его получите, вы готовы к работе.
Вы можете планировать только один день. Или, если хотите, делайте это еженедельно. Мне нравится сесть в воскресенье вечером и составить примерный план на всю неделю вперед. Затем, если есть какие-то изменения (а они есть почти всегда), я корректирую расписание по ходу.
Как я уже сказал, я только блокирую свое рабочее время, но принципы одинаковы, независимо от того, как вы хотите это делать. Я в основном следую этим 5 шагам.
Шаг 1. Запишите все свои задачи
Сначала я думаю обо всем, что нужно сделать. Мне нравится делать это на листе бумаги просто потому, что так работает мой мозг. Запись чего-то делает для меня это более «реальным», поэтому я знаю, что как только это будет на бумаге, мне нужно найти временной интервал, чтобы это сделать.
Я начинаю со списка задач, который храню в своей записной книжке. В течение недели я записываю все задачи, которые, как я знаю, могут подождать до следующей недели.
Затем я думаю обо всем, что могло прийти мне в голову. Может быть, идея, которую я имел и которую хотел изучить, и тому подобное.
Я также прохожу через все встречи / семейные дела и т. д., которые у меня могут быть на неделю вперед. Это задачи, которые обычно отнимают мое рабочее время, поэтому важно их учитывать.
Шаг 2. Сгруппируйте похожие задачи
Когда я знаю, чего хочу достичь на следующей неделе, мне нравится группировать похожие задачи. Таким образом, я могу сделать больше вещей за один присест.
Например, я группирую все письма, на которые мне нужно ответить, в один блок. Таким образом, мой мозг уже находится в режиме написания электронной почты, и я прохожу их все намного быстрее.
Шаг 3. Расставьте приоритеты
Глядя на свои задачи, я расставляю их по приоритетам с помощью простой шкалы. Я помечаю действительно важные, неотложные задачи цифрой 1. Задачи, которые необходимо выполнить (но не столь важные), отмечены 2. А задачи, которые я хочу выполнить, но на самом деле не очень важные, отмечены 3. Число 4 предназначен для неважных задач, но, честно говоря, я редко использую его.
Шаг 4. Определите свое рабочее время
Здесь мой подход к блокировке времени, вероятно, немного отличается от тех, которые блокируют полный рабочий день. Я не блокирую все свои дни. Вместо этого я просто блокирую свое рабочее время.
Итак, сначала я посмотрю, сколько на самом деле моих рабочих часов в неделю. Я стараюсь работать с 9 до 5, но в зависимости от моих встреч и т. д. это может немного отличаться. Итак, сначала я записываю все заранее запланированные мероприятия на неделю и смотрю, сколько времени у меня осталось.
Шаг 5: Составьте расписание
При составлении расписания я люблю начинать с повторяющихся событий. Это задачи, которые я выполняю еженедельно, такие как ответы на электронные письма, написание сообщений в блогах, редактирование изображений и т. д. Они составляют большую часть моего списка дел, поэтому имеет смысл сначала выполнить их. После этого я перехожу к другим задачам.
То, что я собираюсь сказать, очень важно. Я всегда планирую самые трудные для меня задачи в наиболее продуктивное время дня. Для меня это обычно утром, примерно с 9 до обеда. Это когда я чувствую себя наиболее творчески, и мой ум еще свеж.
Делая это, я могу выполнять значимую глубокую работу в самые продуктивные часы дня. Это время, когда я действительно стараюсь не смотреть на свой телефон, электронную почту и т. д. Это только я и моя задача.
Шаг 6: Сделайте
Когда все ваши задачи изложены в вашем расписании, все, что вам нужно делать, это следовать ему. Постарайтесь придерживаться расписания, но не расстраивайтесь, если вам придется его немного подправить. Помните, что временная блокировка дает вам основу для работы. Но вам не обязательно следовать ему на 100%, чтобы он работал.
Вот как я управляю своим временем с помощью блокировки времени. Что вы думаете? Это может сработать для вас? Может быть, вы пробовали это раньше? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
[custom-related-posts title=»Related Posts» none_text=»None found» order_by=»title» order=»ASC»]