Эффективный тайм-менеджмент всегда был горячей темой. Очевидно, что все мы хотим сделать больше за день, хотим быть продуктивными. И я тоже.
Независимо от того, как вы на это смотрите, чем больше серьезных дел вы можете сделать, тем больше времени у вас будет на то, что вы действительно любите.
Для меня это, очевидно, занятие музыкой, чтение и просмотры интересных видео на YouTube, а также прогулки или встречи с друзьями. Этого достаточно для меня, чтобы захотеть узнать о успешном тайм-менеджменте.
Есть несколько способов улучшить то, как вы управляете своим временем, и в сегодняшнем посте я делюсь советами, которые сработали для меня в прошлом. Эти идеи касаются в основном вашей рабочей жизни, но могут быть легко применены и к вашей личной жизни. Когда вы научитесь грамотно планировать свои дни, у вас также появится больше возможностей для досуга. Так что это беспроигрышный вариант.
Давайте начнем прямо сейчас.
13 советов эффективного тайм-менеджмента
1. Узнайте, куда уходит ваше время
Первым шагом к лучшему управлению своим временем является четкое представление о текущей ситуации. Чтобы лучше понять, на что уходит все ваше время, рассмотрите возможность проведения аудита времени.
В течение одной недели отслеживайте все свои действия и точно запишите, сколько времени вы тратите на каждое из них. В конце недели проанализируйте результаты.
Какие занятия отнимают у вас больше всего времени? Есть ли способ сделать их более эффективными? Есть ли какие-нибудь действия, которые занимают немного времени, но происходят очень часто (очевидным кандидатом является листание ленты в соц. сетях)? Не могли бы вы сделать все это сразу, чтобы сэкономить время на другое?
2. Выберите хорошую систему тайм-менеджмента
Основываясь на вашем текущем тайм-менеджменте, у вас, вероятно, есть некоторые предпочтения в том, как вы хотите планировать свои дни. Я всегда работаю с бумагами, поэтому использую бумажный ежедневник для печати. Ощущение того, что что-то записываю, заставляет меня чувствовать, что я немного больше контролирую это (вероятно, чисто психологически).
Если вы в большей степени цифровой человек, подумайте о чем-нибудь вроде Google Calendar или календаря в Microsoft Outlook. И очевидно, что их гораздо больше. Просто помните, что сложнее — не обязательно лучше. Найдите что-нибудь, что позволит вам легко планировать свои занятия. Иногда причудливые приложения для управления временем со всеми их прибамбасами оказываются слишком сложными, и вы в конечном итоге просто отказываетесь от них.
3. Знайте свои цели
Прежде чем приступить к планированию своей деятельности, подумайте о своих целях. Запишите их на листе бумаги и положите в такое место, где вы всегда сможете их видеть.
Планируя свою деятельность, подумайте, какую роль они играют в достижении ваших целей. Если они не помогают вам приблизиться к вашим целям, подумайте об их полном устранении. Поначалу это может быть сложно, но на самом деле, какой смысл делать то, что не помогает вам достичь того, чего вы хотите?
4. Заведите привычку планировать заранее
Выделите первые и последние 15 минут дня, чтобы немного спланировать.
Это означает, что прежде чем вы закончите работу, потратьте 15 минут на то, чтобы записать, что вам нужно сделать на следующий день. Если есть какие-то задачи, которые вы планировали выполнить, но не успели (ну, бывает!), то запишите и их.
Затем на следующее утро начните с чтения этого списка и составьте план действий. Чтобы узнать, как продолжать читать.
5. Расставьте приоритеты
Вы знаете, что не можете делать все сразу. Поэтому, когда в вашем списке дел так много дел, разумно расставляйте приоритеты. Рассмотрите возможность использования рейтинговой системы, чтобы распределить задачи по приоритету:
Приоритет 1: Задачи, которые необходимо выполнить и которые нельзя откладывать.
Приоритет 2: Задачи, которые нужно выполнить, но можно немного подождать.
Приоритет 3: Задачи, которые вы хотели бы выполнить, но они не очень важные.
Приоритет 4: Неважные задачи.
Запланируйте сначала задачи с рейтингом 1, затем 2 и 3. Запланируйте задачи с рейтингом 4 только в том случае, если у вас осталось время. Их можно отложить.
6. Определитесь со сроками
Сроки — это часть того, что делает задачу более высокой в списке приоритетов. Очевидно, что если у вас есть крайний срок для чего-то в конце дня, эта задача будет одной из первых в вашем списке приоритетов.
Однако не ждите так долго, чтобы дедлайны начали вас преследовать. Знайте свои дедлайны и четко отметьте их в своем долгосрочном расписании. Таким образом, вы всегда можете увидеть, какие сроки у вас есть на ближайшие недели. И вы можете соответственно расставить приоритеты и поставить планы.
7. Начни свой день с самой большой задачи
Когда вы начнете планировать свое расписание по приоритетам, вы можете увидеть, что часто более одной задачи получают высший приоритет.
Чтобы упростить выполнение задач, попробуйте сосредоточиться на самой важной задаче в начале дня. Задача, которую вам действительно не хочется выполнять или которая, как вам кажется, будет очень энергоемкой.
У этого подхода есть несколько преимуществ. Во-первых, утром вы наиболее отдохнувший, и эта дополнительная энергия сделает вас более продуктивным. Во-вторых, если вы начнете свой день рано, вы сможете поймать эти несколько спокойных часов, пока мир еще не сошел с ума, и не начались все эти бесконечные письма и звонки. И, наконец, как только вы избавитесь от этой одной большой надоедливой задачи, вы испытаете удивительное чувство выполненного долга, которое будет сопровождать вас до конца дня. Победа, победа, победа.
8. Тайм-блокинг
Проще говоря, тайм-блокинг означает выделение определенного времени для определенного действия в вашем расписании. Вы думаете о том, сколько времени займет определенная задача, и планируете ее на определенный период времени в своем календаре.
Звучит очень просто (и это действительно так). Мы делаем это постоянно с такими вещами, как встречи и собрания. Но это все задачи, которые мы делаем для других людей или вместе с ними.
С блокировкой времени вы планируете все свои задачи (в том числе те, которые вы выполняете самостоятельно, без участия кого-либо другого).
Так, например, у меня есть временной блок для написания сообщения в блоге, временной блок для выполнения какого-то творческого проекта, один для проверки и ответов на сообщения и так далее.
Делая это, я позволяю себе сосредоточиться только на одной конкретной задаче за раз. Когда я пишу, я не позволяю себе проверять электронную почту. И когда я отвечаю на электронные письма, я делаю это только и не думаю о трех других вещах одновременно.
Это делает мой день намного более эффективным, потому что я не прыгаю между задачами. Это экономит время на подготовку и позволяет мне выполнять более глубокую работу.
Если вы заинтересованы в блокировании времени, мы написали целую статью об этом здесь.
9. Запланируйте запасное время между задачами
Когда вы планируете свое расписание, продолжительность ваших временных блоков будет оценкой того, сколько времени, по вашему мнению, вам понадобится. Очевидно, что иногда выделенного времени не хватает, чтобы все закончить.
Чтобы дать себе немного места для маневра, всегда выделяйте запасное время между задачами. Около 10 минут должны сделать свое дело. Это позволит вам завершить предыдущее задание и перейти к следующему без особого напряжения.
10. Следите за своим временем
Иногда, когда вы работаете над чем-то действительно сложным, время пролетает незаметно для вас. Поэтому, чтобы ваша текущая задача не отнимала время, которое вы запланировали для чего-то другого, попробуйте использовать напоминание. Если вы знаете, что собираетесь поработать над чем-то в течение 2 часов, установите напоминание на 1 час 45 минут, чтобы начать заканчивать, прежде чем уйти сверхурочно.
Для этого хорошо подходят напоминания календаря (установка напоминания за 15 минут до начала следующего задания). Некоторые люди предпочитают реальный счетчик времени, например, на вашем телефоне.
11. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Если вы стараетесь блокировать свое время, это не должно быть проблемой. Например, вы можете посвятить 15 минут проверке социальных сетей во время обеда. Просто не делайте этого, пока у вас есть что-то еще запланированное.
12. Делегируйте
Это зависит от типа вашей работы. Очевидно, что если вы человек-оркестр, это не применимо.
Но если вы работаете с другими людьми и обнаруживаете, что делаете то, что на самом деле является чужой работой, начните делегировать полномочия.
Сначала это может показаться лишней работой. Возможно, вам потребуется некоторое время, чтобы все объяснить и правильно передать работу. Но в конечном итоге это может сэкономить вам много времени и энергии.
13. Знайте, когда сказать нет
Хорошее управление временем может сослужить вам хорошую службу только в том случае, если вы умственно и физически готовы выполнять задачи, поставленные в вашем расписании.
Если вы один из тех людей, которые думают, что должны сказать « да» всем и каждому, остановитесь на секунду. Вернитесь к пункту 3 в этой статье и подумайте о своих целях. Подумайте, почему вы делаете то, что делаете.
В следующий раз, когда коллега попросит вас сделать ей одолжение, подумайте, сможете ли вы вписать это в свой график. Если нет, объясните ей, что, к сожалению, у вас нет времени. Вскоре этот же коллега научится просить вас о помощи только тогда, когда это будет чем-то действительно важным.
То же самое и с новыми проектами. Прежде чем приступить к чему-то новому, оцените, насколько это соответствует вашим долгосрочным целям. И соглашайтесь только в том случае, если знаете, что у вас есть время для этого.
Что вы думаете по этой теме? Считаете ли вы, что у вас есть хорошая система тайм-менеджмента? Или есть какие-то области, которые, по вашему мнению, нуждаются в улучшении? Делитесь в комментариях ниже!